I. Wniosek o wyjazd zagraniczny

1. Pracownik podejmujący służbowy wyjazd zagraniczny powinien co najmniej na 14 dni przed planowanym terminem wyjazdu, przedłożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej (DWM) Wniosek na zagraniczny wyjazd służbowy, lub Wniosek o skierowanie na prowadzenie badań naukowych, podejmowanie działalności dydaktycznej oraz w celach szkoleniowych do akceptacji Prorektora ds. Nauki.

2. Aby uzyskać akceptację Prorektora ds. Nauki na zagraniczny wyjazd służbowy muszą być spełnione następujące kryteria:

- wniosek musi być zaakceptowany odpowiednio: przez Dziekana Wydziału, Dyrektora Instytutu lub bezpośredniego przełożonego (w przypadku pracowników nie będących nauczycielami akademickimi),

- kalkulacja kosztów wyjazdu powinna być zatwierdzona przez dysponenta środków,

- dla określenia celu wyjazdu powinny być spełnione kryteria podane w poniższej tabeli.

Cel wyjazdu	Kryteria
konferencja, sympozjum, kongres, seminarium	do wniosku o zagraniczny wyjazd służbowy należy dołączyć potwierdzenie czynnego uczestnictwa (potwierdzenie przyjęcia referatu, posteru) lub członkostwa w komitecie naukowym / organizacyjnym
wyjazdy studyjne, monitoring studentów	realizacja projektów międzynarodowych, reprezentowanie uczelni,
konsultacje naukowe	do wniosku należy dołączyć potwierdzenie planowanych spotkań lub zaproszenie strony przyjmującej

3. Aby uzyskać akceptację Prorektora ds. Nauki na wyjazd zagraniczny w celach naukowych lub dydaktycznych muszą być spełnione następujące kryteria:

- wniosek musi być zaakceptowany odpowiednio: przez Dziekana Wydziału, Dyrektora Instytutu lub bezpośredniego przełożonego (w przypadku pracowników nie będących nauczycielami akademickimi),

- kalkulacja kosztów wyjazdu powinna być zatwierdzona przez dysponenta środków,

- dla określenia celu wyjazdu powinny być spełnione kryteria podane w poniższej tabeli

Cel wyjazdu	Kryteria
prowadzenie badań	do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub zgodę jednostki przyjmującej na prowadzenie badań
staż dydaktyczny	do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub zgodę strony przyjmującej na prowadzenia działalności dydaktycznej
staż szkoleniowy	do wniosku należy dołączyć potwierdzenie przyjęcia: - na studia podyplomowe, doktoranckie, - na staże naukowe, specjalizacyjne, - na kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe
wymiana osobowa	- potwierdzenie o realizacja współpracy wynikającej z umów międzyrządowych zgodnie z wymogami Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, - potwierdzenie o realizacji współpracy w ramach porozumienia z inną uczelnią/jednostką badawczą, zgodnie ze szczegółowym programem współpracy
wyjazdy/przyjazdy studentów w ramach Programu Socrates /Erasmus	zasady wyjazdów/przyjazdów studentów opracowane są w formie odrębnego regulaminu, opublikowanego w uczelnianej sieci Intranet

4. Przewidywane koszty wyjazdu służbowego określa się w oparciu o Tabelę diet za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu (załącznik do rozporządzenie MGiP w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej za granicę).

5. Osobom kierowanym na staż naukowy lub dydaktyczny przysługuje stypendium na pokrycie kosztów utrzymania i zakwaterowania. Stypendium nie może być wyższe niż kwota stanowiąca równowartość diet z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju.

6. Na wniosek pracownika Prorektor ds. Nauki może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy. W tym przypadku pracownik zobowiązany jest przedłożyć do akceptacji Prorektora ds. Nauki Wniosek na podróż pojazdem pracownika

II. Rozliczenie wyjazdu.

1. Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest w ciągu 3 dni przedłożyć w DWM rozliczenie pobranej zaliczki dewizowej oraz związane z pobytem rachunki także i te, które dotyczą wcześniej dokonanych przedpłat (opłaty konferencyjnej, noclegów itp.). (Rozliczenie dewizowe - formularz)

2. Pracownik zobowiązany jest do napisania sprawozdania z wyjazdu służbowego (Formularz sprawozdania z wyjazdu służbowego).

3. Niezwłocznie po powrocie z wyjazdu służbowego pracownik zobowiązany jest do rozliczenia zaliczki złotówkowej pobranej na wyjazd zagraniczny oraz w przypadku korzystania z samochodu osobowego - rozliczenia kosztów podróży (Oświadczenie do rozliczenia podróży zagranicznej samochodem pracownika, Ewidencja przebiegu pojazdu)

III. Dodatkowe informacje dla osób wyjeżdżających w zagraniczną podróż służbową.

1. Kiedy zaczyna się podróż służbowa:

• W przypadku podróży środkiem komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
• w przypadku podróży środkiem komunikacji lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• w przypadku podróży środkiem komunikacji morskiej - od chwili wyjścia statku z portu polskiego do chwili wejścia statku do portu polskiego w drodze powrotnej do kraju.

2. Jak wyliczyć liczbę diet:

• do 8 godz. - przysługuje 1/3 diety;
• ponad 8 godz. - do 12 godz. - przysługuje 1/2 diety;
• ponad 12 godz. - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3. Inne ważne informacje:

• jeżeli przed wyjazdem została dokonana opłata konferencyjna, należy podczas pobytu odebrać fakturę za konferencję i koniecznie zwrócić uwagę, aby była ona wystawiona na Uniwersytet Technologiczno - Przyrodniczy;
• do rozliczenia niezbędna jest również faktura za noclegi, również musi być wystawiona na Uniwersytet Technologiczno - Przyrodniczy;
• w przypadku braku faktury noclegi rozliczone będą w formie ryczałtu, wówczas konieczne jest napisanie oświadczenia, że organizator nie gwarantował bezpłatnych noclegów;
• przekroczenie limitu za nocleg lub rozliczenie kosztów nie ujętych we wniosku na zagraniczny wyjazd służbowy wymaga złożenia przez pracownika pisemnego uzasadnienia, zaakceptowanego przez Prorektora ds. Nauki.
• rozliczenia wyjazdu służbowego należy dokonać niezwłocznie po powrocie
  z podróży służbowej.

DANE DO FAKTURY:

Uniwersytet Technologiczno - Przyrodniczy

ul. Kordeckiego 20, 85-225 Bydgoszcz

NIP: 554-031-31-07